Per organizzare un evento di successo è fondamentale pianificare con anticipo e massima attenzione ogni aspetto – dalla pianificazione, alla promozione sino alla misurazione dei risultati post-evento. In questo articolo approfondiamo tutti gli step da tenere in considerazione per organizzare un evento davvero impeccabile.
L’evento ricopre un ruolo di fondamentale importanza nella comunicazione d’impresa in quanto rappresenta un momento importante, un’occasione per promuovere il networking, la propria immagine e i propri valori a target differenti in un unico luogo d’incontro. Sia che si tratti di organizzare un meeting, una conferenza, un convegno o una fiera di settore, nulla può essere lasciato al caso. Con la giusta dose di creatività e con un’attenta e precisa pianificazione di tutte le attività pre e post-evento, potremo organizzare un momento memorabile.
Ecco gli step da tenere in considerazione per organizzare al meglio il nostro evento aziendale.
Definire l'obiettivo dell'evento
Prima di iniziare a pianificare un evento, è importante stabilirne l'obiettivo principale. Chiediamoci qual è lo scopo e il motivo per il quale desideriamo organizzarlo. Ad esempio, domandiamoci se l’obiettivo è incrementare le vendite, promuovere il lancio sul mercato di un nuovo prodotto, far conoscere la nostra azienda a potenziali clienti o ancora festeggiare un traguardo, come ad esempio un anniversario. Subito dopo aver definito l’obiettivo, chiediamoci qual è la tipologia di evento più adeguata a raggiungere i nostri scopi, qual è il target che vogliamo coinvolgere e quale tipo di esperienza vogliamo far vivere ai partecipanti. In questa prima fase di pianificazione, è molto importante definire un obiettivo che sia S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-based), ovvero specifico, misurabile, raggiungibile, rilevante e basato sul tempo. Ciò ci consentirà di costruire tappe intermedie e metriche concrete per comprendere e monitorare ogni fase necessaria al raggiungimento dell’obiettivo.
Stabilire il budget
L’aspetto economico svolge un ruolo molto importante nella pianificazione di qualsiasi evento ed è fondamentale stabilire sin dal principio il budget che vogliamo dedicare non solo all’organizzazione dell’evento, ma anche alla promozione dello stesso. Dopo aver identificato le risorse finanziarie disponibili, occorre distribuirle in modo adeguato al fine di coprire le varie categorie di spesa, tra cui allestimento, catering, marketing, attrezzature, fotografia, ecc. Pianificare con anticipo il nostro evento, ci consentirà di avere il tempo di contattare più potenziali fornitori e chiedere loro un preventivo così da scegliere i partner più adeguati alle nostre esigenze, anche economiche.
Scegliere data, luogo e orario
Una fase da non sottovalutare riguarda la scelta della data e del luogo dell'evento. Per pianificare con successo un evento aziendale occorre tenere in considerazione differenti fattori che coinvolgono sia il target sia il periodo dell’anno scelto. Porsi alcune specifiche domande può aiutare a prendere una decisione ponderata in merito alla data e ora:
- A che ora gli ospiti saranno più disposti a partecipare? Ad esempio, se abbiamo intenzione di invitare colleghi, fornitori e clienti, va tenuto in considerazione che non sempre potranno assentarsi a lungo dal lavoro; quindi è preferibile optare per un giorno in settimana, poco dopo la fine dell’orario lavorativo. Se si organizza invece una conferenza stampa dove l’audience primaria è rappresentata dai giornalisti, è più probabile che partecipino volentieri durante il giorno.
- È previsto un altro evento nello stesso periodo? È sempre meglio accertarsi in quale periodo dell’anno vengono svolti eventi simili al nostro, così da non dover costringere gli ospiti a scegliere a quale evento partecipare ed evitare così di entrare in competizione con altri avvenimenti dello stesso settore.
Per quanto riguarda la location, è preferibile optare per una zona facilmente raggiungibile e adeguata alle dimensioni dell'evento aziendale. Ad esempio, se desideriamo organizzare ogni momento in spazi diversi, si opterà per una location che permetterà l’accesso ad un aperitivo di benvenuto, per poi proseguire nella sala principale. Ogni ambiente deve essere studiato per permettere agli ospiti di socializzare evitando affollamenti, ma anche l’eccessiva dispersione. Dopo aver compreso le esigenze a livello di spazi e ambienti, si possono effettuare ricerche attraverso le recensioni dei locali e visitarli personalmente per assicurarsi che soddisfino le nostre esigenze. Una volta identificata la struttura ideale, ricordiamoci di prenotarla con largo anticipo per evitare di non trovare disponibilità nel giorno scelto.
Creare un piano dettagliato
Una pianificazione dettagliata è essenziale per mantenere tutto sotto controllo. Creare una checklist con le attività da svolgere, le scadenze e gli orari da rispettare è una soluzione ideale per non lasciare nulla al caso. All’interno del piano è necessario includere tutti gli aspetti, come la gestione delle iscrizioni, l'organizzazione dei fornitori, la creazione di materiali promozionali, la pianificazione della scaletta di ogni momento dell’evento.
Adesioni e iscrizioni all’evento aziendale
Prima di tutto bisogna scegliere un modo per ottenere le adesioni e comprendere quante persone saranno presenti. Possiamo inviare l’invito e il programma dell’evento via mail una lista di contatti, piuttosto che scegliere di inviare loro una comunicazione cartacea o ancora diffondere l’invito sui nostri canali social e creare un form online in cui raccogliere le iscrizioni. L’importante è che tutte le adesioni siano riportate in un unico file aggiornato periodicamente, in modo da avere un’idea sempre più precisa del numero di partecipanti che saranno presenti all’evento.
Coinvolgimento di relatori e speaker
Se stiamo preparando una convention aziendale o un evento istituzionale è importante prevedere un momento di presentazione che catturi l’attenzione degli ospiti. Per farlo è fondamentale scegliere un moderatore che sappia coinvolgere i partecipanti e creare un legame con il pubblico, oltre che i giusti relatori in base alle loro competenze e alle loro esperienze lavorative. Ad esempio, potremmo optare per un personaggio che gode di un’importante fama all’interno di un determinato settore, oppure un professionista specializzato in determinate tematiche piuttosto che un relatore motivazionale che sia di ispirazione e fonte di riflessione per il pubblico. Una volta individuati il moderatore e i relatori più adatti all’evento aziendale che desideriamo organizzare, occorre contattarli al fine di verificare la disponibilità della data e dei termini contrattuali. Successivamente si inizierà a discutere dei temi che dovranno essere affrontati durante l’intervento e come presentarli al meglio durante l’evento.
Attività dedicate agli ospiti
Oltre al catering e al buffet, per rendere l’evento memorabile si possono offrire agli ospiti momenti di divertimento e di svago. Ad esempio, perché non immortalare il momento con delle foto personalizzate istantanee realizzate da un photobooth? Si tratta di uno sfondo realizzato ad hoc per l’occasione, arricchito dal logo aziendale, e una fotocamera istantanea che stampa in automatico le foto. In questo modo gli ospiti potranno divertirsi a scattare diverse immagini e avere un ricordo da tenere con sé dopo l’evento. Se la location lo permette, si può anche pensare di coinvolgere il pubblico con spettacoli artistici dal vivo o con della musica live.
Service tecnico e strumenti tecnologici
Se l’evento prevede una conferenza o uno spettacolo, possiamo arricchire il palco con degli schermi o ledwall che proiettano i contenuti aziendali, realizzati ad hoc per l’evento. Si può optare per dei video corporate che raccontano la storia e i traguardi aziendali, oppure delle presentazioni su prodotti e servizi, o degli spot emozionali di campagne di comunicazione. Oltre agli schermi, è importante stilare un elenco di tutta l’attrezzatura tecnica necessaria, come le luci, i microfoni, un computer per la regia e un mixer audio.
Scaletta dell’evento
Per quanto riguarda la scaletta dell’evento, dopo aver scelto tutte le attività che lo compongono, bisogna creare un piano di produzione che preveda cosa succede in ogni ora della giornata e le relative attività:
- Pre – evento: allestimento, che prevede l’arrivo in location del service tecnico, degli allestitori, degli artisti se previsti e successivamente del catering.
- Durante l’evento: l’accoglienza, il momento di networking, la conferenza o presentazione, le attività che coinvolgono i partecipanti, consegna di eventuali gadget e chiusura dell’evento.
- Post – evento: disallestimento.
Promuovere l'evento
La buona riuscita di un evento passa anche attraverso la promozione dello stesso. Promuovere in modo adeguato il nostro evento è fondamentale per attirare partecipanti e convincerli a presenziare. Per raggiungere il target desiderato una soluzione vincente è utilizzare una combinazione di strategie di marketing online e offline, che include la creazione di una landing page dedicata con tutte le informazioni dettagliate, l’utilizzo dei social media, l'invio di comunicati stampa a testate locali e/o di settore e la distribuzione di volantini. Per ottenere un risultato misurabile e raggiungere l’obiettivo di comunicazione è essenziale pianificare la strategia di marketing con largo anticipo, in modo che i contenuti abbiano il tempo necessario per essere visti e interiorizzati dal pubblico. Se il nostro business è un B2C, possiamo scegliere anche di collaborare con un influencer esperto di un determinato settore o con partner strategici.
Gestire il giorno dell'evento
Durante il giorno dell'evento, una persona sola difficilmente potrà gestire tutti i dettagli. Una soluzione può essere designare un team dedicato, preparato e fidato, che gestirà tutti gli aspetti operativi. Questo include l'accoglienza dei partecipanti, la gestione del flusso di persone, la supervisione dei fornitori, la risoluzione di eventuali imprevisti e il mantenimento del programma stabilito. Avere una comunicazione chiara e un punto di contatto centrale può aiutare a coordinare le attività con efficacia.
Valutare i risultati
Dopo la conclusione dell'evento, è importante valutare i risultati per capire cosa è andato bene e cosa può essere migliorato in futuro. Per farlo, è interessante raccogliere feedback dai partecipanti attraverso sondaggi, analizzare le metriche di marketing, i comunicati stampa pubblicati e le ricondivisioni sui social media, in modo da confrontare i risultati ottenuti con gli obiettivi iniziali. Queste informazioni possono essere preziose per pianificare eventi futuri ancora più efficaci.
Conclusioni
Per organizzare un evento aziendale di successo è bene dedicare la giusta attenzione al minimo dettaglio. Affidarsi ad un unico fornitore in grado di creare la giusta atmosfera e sinergia tra le parti permetterà non solo di risparmiare tempo e risorse interne, ma soprattutto di vivere appieno l’evento e divertirsi, in piena spensieratezza.
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