Come orientarsi nella scelta delle varie tipologie di eventi aziendali? Come pianificare una strategia di comunicazione efficace? Quali misure sarà necessario adottare per garantire la sicurezza durante il nostro evento? E come sfruttare al meglio i nuovi formati virtuali e ibridi? Ecco alcune linee guida per organizzare al meglio il nostro evento.
Se c'è una cosa che ci ha insegnato questa pandemia, è che l'essere umano è un essere sociale. Chi più chi meno, il bisogno di aggregarsi, di condividere, di confrontarsi è insito nella nostra natura e trova ampia applicazione sia nella sfera privata sia nella sfera lavorativa.
Gli eventi rappresentano una delle occasioni più propizie per soddisfare queste necessità e proprio per questo sono stati tra le prime vittime della pandemia, che ha precluso gran parte delle interazioni sociali.
Non sappiamo cosa ci riserverà il futuro da questo punto di vista, ma conosciamo bene l'importanza di essere preparati non solo su come scegliere la tipologia di evento più giusta per i nostri obiettivi aziendali e su come impostare una strategia di comunicazione efficace prima, durante e dopo il nostro evento, ma anche su come affrontarli, alla luce di questa nuova situazione.
Ecco quindi una guida riassuntiva sulle tipologie di eventi aziendali a nostra disposizione, sulle tecniche di comunicazione digitali e non di cui possiamo avvalerci e su come possiamo prepararci ad affrontare il futuro in questo settore, a prova di Coronavirus.
Le tipologie di eventi corporate
Il mondo degli eventi è sfaccettato e ricco di varianti in base allo scopo, al target, alla location e alle risorse disponibili per il nostro evento.
Esistono però delle categorie all'interno delle quali è possibile collocare gran parte degli eventi aziendali. Non si tratta però di categorie chiuse: molto spesso caratteristiche dell'una e dell'altra si ritrovano in un singolo evento e collaborano a renderlo unico.
Conoscere tali categorie ci può tornare utile nella fase progettuale, per definire e orientare le azioni da intraprendere.
Ecco quindi le principali categorie di eventi corporate:
Seminari e convegni
I seminari e i convegni sono eventi nati con lo scopo di condividere conoscenze, educare e formare professionalmente i partecipanti su argomenti specifici. Solitamente vengono tenuti da uno o più specialisti, che svolgono il ruolo di formatori. I seminari si possono svolgere anche online, dove assumono il nome di webinar, oltre che in location specifiche o nella sede aziendale, a seconda del numero dei partecipanti e della durata dell'evento.
Congressi
I congressi sono incontri per promuovere la discussione, il confronto e l'aggiornamentosu temi specifici di comune interesse tra i partecipanti, che quindi appartengono a un determinato settore, ordine professionale, associazione, territorio ecc. Di solito si tratta di eventi ricorrenti, che durano qualche giorno e che prevedono diversi relatori, panel di discussione o tavole rotonde, dando vita a "eventi nell'evento".
Conferenze stampa
Le conferenze stampa sono un evento informativo che prevede l’incontro con la stampa. Di solito trovano largo impiego in campo politico e nello spettacolo ma è possibile organizzare una conferenza stampa anche nel mondo corporate per annunciare importanti avvenimenti, decisioni, nuovi eventi o iniziative di interesse comune.
Tavola rotonda
Le tavole rotonde hanno lo scopo di promuovere la discussione e lo scambio di conoscenze ma, a differenza di eventi più grandi come convegni e congressi, prevedono la partecipazione di un numero limitato di persone, che si confrontano su opinioni e posizioni in un dibattito aperto.
Workshop
Il workshop è un evento ad alto contenuto creativo, un laboratorio di apprendimento durante il quale i partecipanti sono chiamati a mettere in pratica le proprie conoscenze per sviluppare progetti, e condividere idee e conoscenze.
Fiere
Le fiere sono eventi ricorrenti di portata nazionale o internazionale che riuniscono gli attori di un determinato settore. Durante una fiera, che solitamente ha una durata di qualche giorno, le aziende espongono servizi, prodotti, nuove tecnologie con lo scopo di vendere e fare networking.
Roadshow
Come suggerisce il nome, il roadshow è un evento itinerante composto da una serie di incontri che solitamente hanno lo scopo di promuovere il brand o i prodotti di un’azienda in un formato altamente interattivo e in aree geografiche ben definite.
Lancio prodotto
I product launch sono eventi concepiti per svelare per la prima volta al mercato un nuovo prodotto e per attirare l’attenzione del pubblico su di esso, generando un senso di attesa e giocando con il concetto di esclusività.
Educational
L’educational è un tipo di evento che apre le porte dell’azienda per mostrare a clienti, partner, stakeholders ma anche alla stampa, a blogger e influencer il processo produttivo, i servizi e come si svolge la vita all’interno della realtà aziendale. Questo tipo di evento ha lo scopo di offrire un’esperienza diretta per interagire e toccare con mano prodotti e servizi, promuovendo la brand awareness.
Incentive
Gli eventi incentive hanno lo scopo di incentivare, motivare e “coccolare” clienti e dipendenti. Si tratta di esperienze, molto spesso veri e propri viaggi, concessi ai dipendenti al raggiungimento di determinati obbiettivi, oppure ai clienti per consolidare la fidelizzazione.
Anniversari e ricorrenze aziendali
Questi eventi hanno lo scopo di celebrare un traguardo aziendale importante. È l’occasione giusta per riunire dipendenti, clienti, fornitori e tutti coloro che hanno collaborato al raggiungimento di tali traguardi per ringraziarli e promuovere solidità, credibilità e l’intenzione di continuare nel percorso di crescita intrapreso.
Team Building
Il team building è un evento che prevede una serie di attività educative ma anche ricreative volte a promuovere il lavoro di squadra, la cooperazione e la comunicazione tra i dipendenti dell’azienda. È un’occasione per conoscere meglio e interagire con i propri colleghi in un contesto aziendale meno formale.
Family Day aziendale
Il Family Day in azienda è una giornata dedicata ai dipendenti e alle loro famiglie. Similarmente al team building, questo evento ha lo scopo di promuovere il senso di appartenenza ai valori e alla cultura aziendali, e migliorare i rapporti interpersonali. Di solito prevede il coinvolgimento sia dei dipendenti sia delle famiglie in attività creative.
Eventi sociali - No profit
Gli eventi sociali o no profit sono manifestazioni organizzate con l’obiettivo di raccogliere fondi per scopi benefici. Si tratta quindi di giornate o serate organizzate dall’azienda che prevedono particolari attività come aste, concorsi, gare i cui ricavati verranno donati a determinate associazioni o progetti.
Come comunicare con successo prima, durante e dopo l'evento
Sia che si tratti di eventi più piccoli sia che si parli di eventi con un alto numero di partecipanti una comunicazione chiara ed efficace è fondamentale. Oggi abbiamo a disposizione molteplici strumenti comunicativi, di cui possiamo scegliere di avvalerci o meno, in base alla natura del nostro evento.
Per gli eventi interni, ovvero quegli eventi che coinvolgono solamente il personale aziendale, come i family day o il team building, possiamo inviare delle newsletter o degli inviti personali. L’importante è farlo con l’anticipo necessario per permettere alle persone (ed eventualmente alle loro famiglie) di organizzarsi per partecipare all’evento.
Quando invece si tratta di eventi esterni, che coinvolgono diversi attori sia interni sia esterni all’azienda, è probabile che sia necessario avvalersi di più strumenti.
Gli inviti possono essere sia cartacei, in caso di occasioni più formali, sia digitali, attraverso l’invio di newsletter dedicate a liste altamente profilate.
Uno degli strumenti più importanti per comunicare un evento è sicuramente il comunicato stampa. Un buon comunicato stampa deve rispondere alla regola delle 5 W: Who, What, Where, When, Why. Deve quindi spiegare chi siamo, che tipo di evento stiamo organizzando e perché, dove e quando si terrà. Per un comunicato ancora più completo possiamo aggiungere un’ulteriore domanda, how, spiegando quindi come si svolgerà l’evento, le sue varie fasi, le attività previste.
Per una comunicazione efficace dell’evento è buona norma creare un’immagine grafica coordinata per gli inviti, il materiale informativo e tutte le piattaforme e le pagine che decideremo di creare ad esso dedicato. Per facilitare il ticketing e la registrazione, infatti, possiamo creare una landing page dove gli invitati troveranno tutte le informazioni relative all’evento e attraverso la quale riscattare il proprio biglietto ed eventuali biglietti omaggio.
I social network sono un altro strumento imprescindibile per la promozione prima, durante e dopo il nostro evento. Attraverso i canali social possiamo infatti mantenere viva l’attenzione e creare attesa nel periodo precedente all’evento, e sfruttarli durante la manifestazione per postare aggiornamenti in tempo reale. Inoltre, possiamo lanciare un hashtag dedicato all’evento invitando i nostri ospiti a condividere momenti, sensazioni ed emozioni.
I social, così come i motori di ricerca, permettono di creare anche campagne di sponsorizzazione a pagamento per promuovere il nostro evento presso un target specifico. Ciò ci può tornare utile nel caso in cui vogliamo raggiungere un pubblico più ampio oltre a quello già presente nella nostra mailing list.
Qualsiasi strumento scegliamo, non dimentichiamo mai l’importanza di interagire direttamente con gli ospiti durante l’evento. Può sembrare un’affermazione banale ma molto spesso siamo così presi dall’organizzazione, dal rispettare il programma e assicurarci che tutto si svolga senza intoppi che ci dimentichiamo di prenderci il giusto tempo per chiacchierare e intrattenere i nostri ospiti.
Infine, ringraziamo i nostri ospiti di aver partecipato e chiediamo loro un feedback per sapere come sono stati durante l’evento, se l’hanno trovato interessante, cosa gli è piaciuto, cosa no e cosa migliorerebbero: tutte le informazioni raccolte ci torneranno sicuramente utili per migliorarci e creare un evento ancora più memorabile.
Organizzare eventi post-Coronavirus
Come ben sappiamo, la pandemia di Coronavirus ha provocato numerosi stravolgimenti nel settore degli eventi, molti dei quali sono stati rimandati o cancellati.
Trattandosi per loro natura di occasioni di assembramento, ancora non sappiamo con certezza tempistiche e modalità per riprendere l’attività, che sono difficili da definire anche a causa della varietà di tipologie di eventi. Tuttavia, enti e associazioni di settore hanno stilato, sulla base delle direttive dell’OMS, alcune linee guida per prepararsi ad affrontare gli eventi in sicurezza.
Il primo consiglio rimane quello di evitare il contatto personale sfruttando quanto più possibile gli strumenti digitali, ad esempio per le registrazioni, la gestione dei contatti o la diffusione di materiale informativo.
Anche l’ingresso alla sede dell’evento o agli stand espositivi in caso di fiere dovrà essere contingentato e consentito soltanto alle persone registrate o comunque identificate, in modo da permettere il tracciamento qualora dovessero insorgere problematiche legate al virus. Per mettere in pratica tutto ciò potremo avvalerci di apposite app che, oltre a gestire la registrazione e le informazioni del partecipante, permetteranno anche di vedere in tempo reale dove si trovano le altre persone, in modo tale da favorire spostamenti più calibrati, evitando assembramenti.
Anche durante l’evento bisognerà mantenere il distanziamento sociale di almeno un metro tra i partecipanti, prevedendo un numero di posti a sedere adeguato al numero di partecipanti, in virtù della distanza che andrà mantenuta tra i posti. Ciò comporterà la scelta di una location più capiente, la progettazione degli spazi in maniera tale da garantire il distanziamento, oppure un numero di partecipanti ridotto, così come la presenza di staff in loco per il controllo del rispetto delle misure di sicurezza.
L’utilizzo di DPI, il controllo sanitario all’ingresso così come la sanificazione degli ambienti, la disponibilità di gel disinfettante e di appositi contenitori per raccogliere i DPI, la presenza di separatori in plexiglass saranno sicuramente pratiche che continueranno ad accompagnarci per qualche tempo. Inoltre, sarà necessario studiare un piano di emergenza nel caso in cui una persona manifesti sintomi da Covid-19 durante o nei giorni successivi all’evento e valutare eventuali assicurazioni sanitarie per i partecipanti e tutto lo staff coinvolto.
Anche a livello di comunicazione dovremo essere chiari e precisi circa le normative, le regole, i comportamenti da tenere e il piano di emergenza, con appositi video e materiali informativi da inviare ai partecipanti prima dell’evento e disponibili anche in loco.
I servizi igienici e la sede dell’evento dovranno essere igienizzati a intervalli regolari, mentre i servizi di catering dovranno avvalersi di personale per il servizio ai tavoli e di pasti preconfezionati.
Le nuove frontiere: gli eventi virtuali e ibridi
Gli strumenti digitali potranno essere impiegati anche per dare vita a eventi virtuali, quindi tenuti totalmente online, o a eventi ibridi, dove il virtuale si affianca al reale.
Mentre gli eventi virtuali è probabile che avranno una vita limitata, proprio per l’impossibilità di ricreare le occasioni di scambio e networking del mondo reale, gli eventi ibridi potrebbero aprire una nuova frontiera in cui virtuale e reale s’integreranno per creare una manifestazione unica, in grado di garantire sia occasioni di incontro in prima persona (sempre in sicurezza) sia il distanziamento sociale, rispondendo al tempo stesso alle esigenze di coloro che non se la sentono o non possono affrontare viaggi e spostamenti. Con gli eventi ibridi tutti i partecipanti, sia quelli presenti in sala sia coloro che seguiranno la diretta streaming, potranno vivere l’evento allo stesso modo, interagendo con i presentatori e gli altri partecipanti.
È molto probabile quindi che l’evento ibrido troverà largo impiego nel breve-medio termine, sebbene richiederà un investimento tecnologico notevole. Tuttavia, tale investimento potrà fruttare anche nel lungo periodo, a emergenza conclusa: se con il solo evento face to face potevamo contare su una presenza più circoscritta, un evento ibrido ci permetterà di ampliare ulteriormente il nostro pubblico.
Quando riprogrammare?
Molti degli eventi in programma per la prima metà del 2020 sono stati rimandati in autunno o spostati direttamente nel 2021.
Tuttavia, prima di correre a riprogrammare il nostro evento dobbiamo prendere in considerazione alcuni fattori.
In primo luogo, è bene tenere presente che tutti gli eventi riprogrammati si andranno a sommare a quelli già previsti in quel periodo dell’anno. Pertanto è probabile che la seconda parte del 2020 e buona parte del 2021 saranno saturi di eventi e manifestazioni. Ciò potrebbe comportare problemi non solo per trovare date e location disponibili ma anche per reperire tutti i servizi essenziali per un evento, come il catering, le pulizie, l’entertainment e via dicendo. Inoltre, dovremo considerare se il tema e ciò che avevamo previsto per un evento che si sarebbe dovuto tenere in primavera o in estate avranno ancora senso in un secondo momento.
Non bisogna sottovalutare nemmeno l’impatto economico che ha avuto la pandemia sulle aziende, molte delle quali operano con budget più ristretti, né il fatto che l’andamento della pandemia è ancora imprevedibile e non abbiamo nessuna certezza, perlomeno al momento in cui scrivo, che non ci sarà una nuova ondata nei mesi invernali.
Alcuni operatori di settore fanno notare che si tornerà agli stessi numeri del 2019, in termini di volumi e fatturato, solo a partire dal 2023-24, quando l’economia avrà avuto il giusto tempo per ristabilirsi, le aziende avranno budget più solidi e lo spettro della pandemia sarà un lontano ricordo (perlomeno è quello che ci auguriamo).
Quindi, se il vostro evento lo permette, non abbiate paura a riprogrammarlo in un futuro più lontano del previsto: potreste evitare limitazioni non solo legate al budget ma anche alle norme di sicurezza igienico-sanitarie che oggi è necessario rispettare, primo fra tutti il distanziamento sociale, vero nemico di ogni evento dove l’interazione umana è di fondamentale importanza.
A tal proposito, un altro fattore da tenere in considerazione è lo stato emotivo dei partecipanti. Come affrontare un evento in cui è necessario far rispettare norme e regolamenti che ridefiniscono totalmente i concetti di networking e contatto interpersonale e che di fatto cambieranno l’esperienza dell’evento? Il compito di chi organizza un evento in questo periodo non è solo garantire la sicurezza di staff e partecipanti ma sarà anche quello di assicurare un’esperienza positiva, che non alieni gli ospiti bensì sia in grado di trasmettere unità, coesione, partecipazione, seppur nel rispetto delle regole.
E tu come ti stai preparando per affrontare l’organizzazione degli eventi nell’era post Coronavirus? Scopri di più sui nostri servizi di organizzazione eventi, insieme possiamo realizzare l’evento che desideri in totale sicurezza.