Come creare un webinar di successo

I webinar sono sicuramente tra gli strumenti più utili per la divulgazione e, al contempo, la promozione dei propri prodotti e servizi presso un target specifico. Vediamo perché sono importanti e come organizzare un webinar efficace e di successo.

Neologismo inglese nato dalla fusione tra web e seminar, il webinar è una sessione formativa online, la cui partecipazione avviene da remoto.

Sebbene non si tratti certo di un formato nuovo, in tempi di pandemia, i webinar hanno subito una forte crescita in tutti i settori, da quello aziendale a quello universitario, e si attestano tra gli strumenti più utili a far conoscere più da vicino il proprio brand ed educare clienti e potenziali sui propri prodotti.

I webinar sono un formato molto versatile e adattabile alle nostre esigenze comunicative. Possono durare un’ora o più, contare diversi “episodi”, uno o più presentatori; possono essere sponsorizzati, gratis o a pagamento. Qualsiasi sia la nostra scelta in tema di format e argomenti, esistono delle best practice che ci aiuteranno a pianificare, organizzare e tenere un webinar di successo. Vediamole insieme.

Scegli l’audience e l’argomento

È scontato, ma la prima cosa da fare per pianificare un webinar di successo è scegliere un argomento. Tuttavia, non basta che sia attinente al nostro business. Nello scenario attuale, dove l’offerta spesso supera di gran lunga la domanda, se vogliamo davvero suscitare l’interesse del nostro target di riferimento, ne dobbiamo intercettare i bisogni e individuare con più precisione l’argomento di maggiore interesse.  

Per fare ciò, ci viene in aiuto il social listening e i feedback da parte di clienti e stakeholders.

La scelta dell’argomento deve quindi andare di pari passo con l’individuazione della nostra audience e dei suoi bisogni.

Imposta la metrica di successo

Una volta deciso a chi ci vogliamo rivolgere e con quale argomento, poniamoci un obiettivo. Cosa vogliamo ottenere da questo webinar?

In base alla risposta che daremo a questa domanda, scegliamo una metrica di definizione del successo, ad esempio, il numero di iscritti, di partecipanti, di nuovi contatti oppure di successive richieste di informazioni.

Scegli la piattaforma

Scegliere una piattaforma professionale attraverso la quale erogare il nostro webinar è importante per garantire una corretta fruizione a tutti gli interessanti e anche per facilitarci l’organizzazione. I webinar, infatti, non sono riunioni online e pertanto Zoom o Skype potrebbero non essere la soluzione migliore in questo caso.

Piattaforme nate per i webinar come GoToWebinar, ClickMeeting, Demio, BlueJeans o altri software proprietari, ci permetteranno di usufruire di una moltitudine di strumenti utili per preparare il nostro webinar, supportandoci anche nell’automazione in materia di invio degli inviti, reminder, invio delle registrazioni, di certificati di partecipazione e altro ancora.

In alternativa, se non vogliamo investire in prima persona in una piattaforma oppure se vogliamo prima testare le acque, è possibile anche affidarsi agli editori del nostro settore, che solitamente mettono a disposizione servizi di webinar sponsorizzati. È il caso, ad esempio, di ipcm® - International Paint&Coating Magazine, testata edita da EOS, che mette a disposizione del settore dei trattamenti superficiali il proprio database di contatti e la propria piattaforma per organizzare webinar. In questo caso non solo avremo un supporto a livello organizzativo, ma potremo anche contare su una base contatti altamente profilata e in linea con il nostro business.

Prepara l’evento

Giunti a questo punto dovremmo aver individuato target e obiettivi, scelto l’argomento e la piattaforma che più risponde alle nostre esigenze. Siamo quindi pronti a mettere in piedi il nostro evento.

Per prima cosa, in base all’argomento e al tempo necessario per trattarlo, definiamo la durata del webinar e impostiamo una scaletta che regoli le varie fasi. In genere, un webinar prevede una prima brevissima fase di introduzione all’argomento, una parte centrale, più lunga, dedicata alla presentazione vera e propria e infine uno spazio riservato a domande e risposte. Non c’è una vera e propria regola in termini di durata e scaletta, ma teniamo presente che assistere a un seminario online non è la stessa cosa di assistere a un seminario di persona: lo span di attenzione è molto più breve da remoto e pertanto i ritmi dovranno essere più serrati e coinvolgenti.  

Scegliamo data e ora, che saranno ben visibili nell’invito. Se ci rivolgiamo a un’audience internazionale, teniamo presente eventuali fusi orari.

Individuiamo poi lo (o gli) speaker, quindi chi si occuperà materialmente di presentare l’argomento. Buona norma è anche avvalersi di un moderatore che supporti i presentatori durante il webinar, assicurandosi che vengano rispettate le tempistiche, moderando la chat, e gestendo la fase di Q&A.

Infine, decidiamo la modalità di fruizione del webinar, se gratuita o a pagamento.

Promuovi il webinar

Dopo aver definito i dettagli e mandato i primi inviti, non dobbiamo dimenticarci di continuare a promuovere il webinar.

Come anticipato, se ci siamo affidati a un servizio professionale, potremo fare affidamento sull’automazione offerta direttamente dalla piattaforma. Tuttavia, è importante promuovere il nostro webinar su tutti i canali a nostra disposizione, dal sito web ai social, impostando una specie di countdown fino alla data del webinar.

Nella nostra esperienza, i reminder, sia automatici sia tramite canali web e social, sono molto importanti, anche in prossimità dell’evento: spesso molte persone decidono di iscriversi all’ultimo momento, quando hanno più chiaro il tempo che potranno dedicare al nostro webinar.

Fai delle prove

Se c’è una cosa che ci ha insegnato questa pandemia e le ore trascorse a discorrere online è che i problemi tecnici sono sempre dietro l’angolo, a prescindere dai nostri sforzi per evitarli. Armiamoci quindi di calma e pazienza e prepariamoci alla possibilità di dover affrontare qualche inconveniente tecnico.

Detto questo, prima di andare live è sempre utile fare dei test per assicurarsi che audio e video funzionino correttamente.

Non solo, poiché il webinar ha solitamente una durata ben precisa, facciamo anche delle prove di esposizione, per assicurarci di restare nei tempi prestabiliti.

Interagisci con i partecipanti

Siamo ora pronti per iniziare la nostra diretta!

Durante il webinar non dimentichiamoci di dare il benvenuto ai partecipanti, assicurarci che tutti vedano e sentano correttamente e incoraggiare eventuali domande, alle quali daremo risposta al termine della presentazione.

Ricordiamoci anche di registrare l’evento: ci potrà tornare utile sia per una promozione successiva sia per condividerlo con chi non ha potuto partecipare o con chiunque ne faccia richiesta.

Infine, diamo le necessarie informazioni di contatto e invitiamo i partecipanti a seguirci sui nostri canali.

Fai follow-up e valuta la performance

Terminato il webinar, ricordiamoci di contattare le eventuali persone che hanno richiesto ulteriori informazioni, di condividere la suddetta registrazione e di inviare eventuali certificati di partecipazione. Anche in questo caso l’automazione garantita dalle piattaforme webinar può venirci in aiuto.

Ultimo ma non ultimo, tiriamo le somme analizzando la performance e valutando le metriche che ci siamo dati per stabilire il successo del nostro webinar.

La webinar checklist

Per aiutarti nell’organizzazione del webinar, abbiamo creato una checklist che comprende alcuni passaggi fondamentali da fare prima, durante e dopo l’evento.

Scaricala qui gratuitamente e contattaci per scoprire più da vicino i nostri servizi di marketing e comunicazione.