Come organizzare eventi ibridi di successo

La commistione tra eventi in presenza ed eventi virtuali permette di sfruttare il meglio delle due modalità per fornire ai visitatori contenuti di qualità nel formato più adatto alle loro esigenze. In questo articolo vedremo come promuovere e organizzare eventi ibridi di successo, mettendo a frutto le caratteristiche proprie dei due formati.

La pandemia globale di COVID-19 ha purtroppo messo in crisi diversi settori commerciali, tra i quali anche l’industria legata all’organizzazione di eventi, che ha dovuto far fronte a nuove sfide e inventare modalità innovative di partecipazione. Il lato positivo è che il mondo digitale è arrivato in soccorso all’industria degli eventi, grazie anche a strumenti già introdotti e sviluppati in passato. Sebbene sia indubbio che dal 2020 in poi l’industria degli eventi si sia evoluta e sia cambiata in modo rapido e quasi forzato, già da qualche anno si parla di eventi ibridi, una commistione tra eventi in presenza e eventi totalmente virtuali.

Oltre alla necessità di organizzare eventi in sicurezza in un periodo come questo, la commistione tra fisico e digitale ha consentito di apportare novità e funzionalità che un evento in presenza non avrebbe potuto permettere di sfruttare totalmente, oltre a garantire la partecipazione di persone che, per tutta una serie di motivi, sono impossibilitate a recarsi fisicamente sul luogo dell’evento. Questa commistione ha fornito una sorta di salvagente per l’industria in questi due anni e, anche se è comunque probabile che molte persone torneranno a prediligere l’evento in presenza, la possibilità di accedervi virtualmente sarà importante anche per il futuro.

Infatti, in un recente sondaggio condotto da Freeman Data Solutions, il 78% degli oltre 20.000 professionisti del settore intervistati concorda sul fatto che gli eventi ibridi saranno la normalità anche per i prossimi anni. Sebbene sia molto difficile fare delle previsioni attendibili (anche a causa del fatto che il mondo digitale e tecnologico si stanno muovendo a un ritmo decisamente veloce), è probabile che gli eventi ibridi rappresenteranno un’opzione molto usata, almeno nel breve periodo.

In questo articolo proveremo a fornire consigli e suggerimenti per poter sfruttare al meglio le potenzialità dei due formati e realizzare quindi un evento ibrido di successo.

Sfruttare il meglio dei due formati

Anche se inizialmente potrebbe sembrare inutile o addirittura dannoso dare una connotazione digitale al proprio evento in presenza potrebbe non essere così. Un evento ibrido avvantaggia sia chi riesce a esserci fisicamente sia chi, invece, segue virtualmente. Ad una audience maggiore corrisponde, infatti, un’esposizione maggiore sia per gli organizzatori sia per gli eventuali sponsor e relatori. I partecipanti, a loro volta, avranno a disposizione molte più modalità per incontrare altre persone e accedere ai contenuti. Allo stesso modo, gli speaker che non hanno modo di partecipare fisicamente all’evento potranno comunque portare il proprio contributo.

Detto questo, è importante ricordarsi che gli eventi ibridi devono permettere di vivere un’esperienza quanto più simile alla presenza in carne e ossa anche a chi si collega virtualmente. Molto spesso, quando si parla di eventi virtuali, si pensa semplicemente ad un incontro su qualche piattaforma come Zoom o Skype, o al massimo una diretta in streaming da qualche luogo fisico con una chat per fare domande. Ma per sfruttare al meglio le opportunità offerte dagli eventi ibridi (e per definirli tali) è necessario rendere disponibili a tutti i partecipanti, inclusi coloro collegati da remoto, i materiali, le esperienze e le opportunità di networking a cui hanno accesso i partecipanti in presenza.

Come promuovere un evento ibrido

Gli eventi ibridi permettono di poter sfruttare diverse strategie promozionali, a seconda dei risultati che si desiderano ottenere.

Per evitare che la possibilità di collegarsi digitalmente all’evento sminuisca la presenza fisica, si può considerare di vendere i biglietti per le due modalità di partecipazione allo stesso prezzo. In tal modo si lascia ai partecipanti la scelta della modalità più adatta alle loro esigenze, comunicando nel frattempo che la qualità delle due esperienze di fruizione sarà comunque immutata.

Un'altra strategia è quella di creare due campagne promozionali distinte, una incentrata a livello locale, per favorire la partecipazione in presenza, e una con una portata maggiormente ampia per pubblicizzare l’evento virtuale. Se, invece, l’evento ha un carattere prettamente locale a causa della sua natura o dei temi trattati, la partecipazione online potrebbe essere promossa una volta che i posti disponibili per la presenza sono andati esauriti.

Infine, c’è sempre la strategia dell’up-selling: proporre dei biglietti con opportunità maggiori a prezzi di conseguenza maggiori per entrambe o solo una delle due modalità di fruizione dell’evento. L’up-selling può, ad esempio, conferire un’aura di esclusività all’evento in presenza.

Come organizzare un evento ibrido

Per organizzare un evento ibrido di successo è necessaria una sapiente combinazione tra esperienze di networking di persona e contenuti digitali trasmessi a un pubblico molto più ampio. Andiamo a vedere nel dettaglio come fare:

Prima dell’evento

Fornire tutte le informazioni necessarie

Un ottimo modo per sfruttare le potenzialità del digitale è mostrare in anticipo il luogo in cui si svolgerà l’evento fisico e le funzionalità della piattaforma per l’evento virtuale. Sebbene molti utenti siano ormai abituati alle videochiamate e alle dirette streaming, ogni piattaforma e, soprattutto, ogni evento include delle opzioni uniche che è bene mostrare, per permettere ai visitatori di familiarizzare ed essere pronti nel momento dell’evento, massimizzando le opportunità di interazione.

Ciò non è solo utile per i partecipanti ma anche per gli speaker o per gli espositori. In tal caso, si potrebbe inviare loro una breve guida con tutte le informazioni di cui avranno bisogno per prepararsi in maniera adeguata e, se disponibili, anche dati sui visitatori (suddivisi tra presenza fisica e presenza online), in modo che abbiano ben chiaro a chi si dovranno rivolgere e possano preparare il materiale che useranno con anticipo e cognizione di causa.

Inoltre, al fine di non scoraggiare gli utenti che decideranno di partecipare all’evento online (ma anche per fornire preziose informazioni ai visitatori in presenza e risolvere i loro potenziali dubbi), è opportuno tenere alta la frequenza delle comunicazioni nei giorni precedenti e rispondere in anticipo alle domande che potrebbero sorgere. Ad esempio:

• Fornire informazioni su come scaricare l’app della piattaforma (se prevista) oppure il link dal quale accedere all’evento.
• Fornire indicazioni sulla velocità della rete internet richiesta per poter usufruire dell’evento senza interruzioni. Un grande scoglio quando gli utenti devono acquistare prodotti che prevedono una diretta streaming è la paura di non avere una connessione abbastanza potente. Dare queste informazioni in anticipo (linkando magari anche un tool per controllarla) consente di rassicurare i potenziali partecipanti.

Fare (molte) prove

È buona prassi anche svolgere alcuni test prima dell’evento. Ciò non si deve limitare solamente agli interventi degli speaker o degli organizzatori ma anche all’infrastruttura che ospita l’evento. Provare in anticipo la condivisione dei contenuti sullo schermo, le funzioni della chat, la suddivisione in eventuali stanze, le videocamere e gli impianti audio permette di conoscere in anticipo quello che si dovrà fare nel giorno dell’evento e agire rapidamente in caso si verifichino degli imprevisti.

Anche durante lo svolgimento dell’evento potrebbe essere necessario ricorrere a dei test, perciò si potrebbe prevedere di realizzare una sessione nascosta visibile e accessibile solo agli organizzatori e ai relatori, in modo da poter testare tutto il necessario ed eventualmente organizzarsi con speaker che non sono presenti fisicamente all’evento.

Durante l’evento

Una delle maggiori difficoltà che si incontrano quando si organizzano eventi ibridi è riuscire a creare sessioni che siano coinvolgenti per tutti i partecipanti, sia per quelli in presenza che per quelli connessi online.

Ottimizzare le tempistiche

Forbes suggerisce, dopo un iniziale benvenuto, di iniziare direttamente con delle attività di networking per consentire ai partecipanti dal vivo e online di arrivare con calma e prepararsi all’evento, familiarizzare con il contesto che li circonda (sia esso fisico o virtuale) e presentarsi. Dopodiché, è il turno di uno o due interventi principali. Indubbiamente, la modalità di partecipazione virtuale restituirà un’esperienza diversa rispetto alla partecipazione in presenza ma è importante che anche il coinvolgimento degli utenti online sia tenuto molto alto al fine di garantire il successo di un evento ibrido.

Pertanto, le tempistiche dovrebbero essere adattate al formato digitale, con le singole sezioni dell’evento che dovrebbero svolgersi in circa 30 minuti. Spesso capita che, durante un evento di persona, i visitatori si debbano allontanare per rispondere al telefono o svolgere altre attività. Lo stesso succede anche agli utenti che sono connessi online ma il problema è che la disponibilità di altri mezzi potrebbe distrarli facilmente e allontanarli per più di qualche minuto. Al fine di evitare la perdita di interesse, occorre prevedere alcune brevi pause che dovrebbero essere comunicate in anticipo, in modo che si sappia che ci sarà del tempo a breve per, ad esempio, rispondere alle email.

Incoraggiare la partecipazione

In più, si dovrebbe invitare le persone ad attivare la webcam in caso di interventi e/o domande (ma ricorda di chiedere di spegnere il microfono quando non si sta parlando) e, se per caso ci sono interventi in chat, è opportuno che un moderatore li legga ad alta voce, per permettere a tutti di capire a cosa ci si sta riferendo, e che legga anche il nome di chi ha inviato il messaggio, per personalizzare di più la conversazione.

A tal proposito, può essere utile suddividere i partecipanti online in alcune stanze più piccole per incentivare la partecipazione e lo scambio di informazioni reciproco. Queste stanze dovrebbero sempre essere aperte e accessibili, in modo da facilitare le attività di networking. Tuttavia, come detto in precedenza, per monetizzare maggiormente l’evento si potrebbero sfruttare stanze ad accesso limitato per coloro che hanno acquistato una versione Premium del biglietto, con contenuti e opportunità aggiuntive.

Aiutare visitatori e utenti

Sia l’evento fisico che la sua controparte virtuale dovrebbero prevedere un help desk per aiutare i visitatori ad orientarsi e trovare ciò che interessa loro (e per cui probabilmente hanno pagato). L’assistenza clienti è un’attività essenziale per qualsiasi tipo di business, anche per gli eventi, e si deve declinare in diversi aspetti.

È quindi fondamentale segnalare sul programma tutti i micro eventi che avranno luogo nel corso dell’evento, specificando la loro posizione (sia fisica sia virtuale tramite link), la loro durata e i loro contenuti. Se ci sono cambiamenti dell’ultimo minuto, è necessario annunciarli e ribadirli più volte, in modo da evitare confusione tra chi partecipa virtualmente, che potrebbe altrimenti decidere di scollegarsi se non trova ciò che gli interessa.

Se non è prevista alcuna diretta, si consiglia di mostrare una schermata di attesa che indichi anche quale sarà il prossimo intervento e un conto alla rovescia per permettere ai partecipanti di organizzarsi di conseguenza. Una schermata esclusivamente nera o non ottimizzata potrebbe portare gli utenti a pensare che l’evento sia finito o che ci siano problemi tecnici.

Queste schermate sono anche un altro utile strumento promozionale e di branding: si dovrebbero, infatti, inserire sempre i loghi dell’evento, degli organizzatori e degli sponsor, oltre ai ringraziamenti.

Dopo l’evento

Dopo un evento, c’è spesso una frenetica attività di networking e di lead generation. Occorre perciò continuare con le comunicazioni, richiedere di compilare sondaggi e lasciare commenti e organizzare riunioni di follow-up con sponsor ed espositori. Se realizzati a dovere, gli eventi ibridi permettono di raccogliere un’ingente mole di dati e feedback che, una volta analizzati, possono fornire importanti informazioni su cui basare i successivi eventi e le attività commerciali e promozionali.

Conclusioni

Gli eventi online sono in parte più semplici da organizzare, dato che non è necessario trovare una location adeguata a un certo numero di persone, organizzare il catering e prenotare l’alloggio per i partecipanti e gli eventuali host. Tuttavia, solitamente gli eventi esclusivamente virtuali non hanno lo stesso livello di coinvolgimento rispetto a quelli che si svolgono in presenza.

Un'esperienza ibrida integra un evento in loco e amplia il pubblico potenziale, offrendo opportunità per un coinvolgimento significativo che non potrebbe essere ottenuto con un evento fisico o virtuale da solo. Gli organizzatori di eventi che potrebbero essere limitati nel numero di partecipanti a causa della posizione geografica e delle dimensioni della sede possono così accogliere un pubblico maggiore e gli sponsor sono in grado di amplificare la loro visibilità.

A seconda del tipo di evento che si intende organizzare e delle sue finalità, la commistione tra evento in presenza ed evento virtuale consente di sfruttare il meglio di entrambe le modalità, in modo da fornire ai partecipanti un’esperienza quanto più immersiva possibile. Occorrerà però osservare gli accorgimenti sopraccitati se si vuole organizzare un evento ibrido di successo.

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