Come organizzare eventi (anche ibridi) a prova di Covid-19

Quali misure sarà necessario adottare per garantire la sicurezza dei partecipanti durante un evento? Quali caratteristiche deve avere una location per garantire lo svolgimento in sicurezza? Quante persone coinvolgere e/o invitare? Come sfruttare al meglio la nuova frontiera degli eventi ibridi? In questo articolo cerchiamo di rispondere a queste domande “da un milione di dollari” per fare un po' di chiarezza in questo clima d’incertezza.

Il periodo storico inconsueto e difficile che il mondo intero sta affrontando a causa dell’emergenza Coronavirus ci ha obbligati a cambiare radicalmente ed evolverci per poterci adattare a una realtà completamente nuova. Stiamo sviluppando una nuova forma mentis, che oltre a guidare le nostre abitudini e stili di vita, coinvolge anche il marketing e la comunicazione, spingendo esperti e figure chiave del settore a ripensare alle proprie strategie per poterle adattare alla nuova quotidianità.

Una nuova quotidianità che ha colpito tutti i settori di attività economica a livello mondiale – ci sono settori che hanno avuto un improvviso aumento della domanda e altri che hanno registrato gravi perdite. Fra questi ultimi, rientra il settore degli eventi. Infatti, i decreti che impongono il distanziamento sociale ed esortano a non frequentare luoghi affollati, le perdite economiche a livello globale e le limitazioni negli spostamenti fra paesi sono stati i principali fattori che hanno fatto sì che gran parte degli eventi previsti per l’anno 2020 venissero rinviati, se non addirittura cancellati. Così, negli ultimi mesi gli organizzatori sono stati costretti a interrompere molte delle loro attività e l'intero settore vive nell'incertezza. Incertezza dovuta al fatto che non sappiamo come si evolverà la situazione nel futuro prossimo (e mai come oggi siamo consapevoli di quanto il mondo sia vulnerabile), e relativa ai numerosi dubbi di chi ha necessità di organizzare un evento – sia esso una fiera internazionale, un meeting, un’inaugurazione o una riunione aziendale, piuttosto che una festa o manifestazione locale. 

In questo articolo cercheremo di fare chiarezza su come organizzare con successo e soprattutto in sicurezza un evento fisico tradizionale, senza però tralasciare gli eventi ibridi e digitali. Sebbene siamo dell’idea che questi ultimi non potranno mai davvero sostituire le esperienze offerte dagli eventi in presenza (che probabilmente torneranno a farla da padrone non appena la situazione epidemiologica lo consentirà), siamo anche convinti che gli eventi ibridi o phygital (dall’unione di fisico e digitale) perdureranno anche dopo l’emergenza grazie ai numerosi punti di forza dimostrati negli ultimi mesi: dalla possibilità di annullare la distanza geografica e temporale a quella di poter offrire ai partecipanti contenuti digitali innovativi in grado di arricchire l’esperienza in presenza (realtà virtuale o aumentata, cataloghi in 3D, chat istantanee, meeting audio, video dimostrativi ecc.)

Ma al momento purtroppo siamo ancora lontani da un ritorno alla normalità pre pandemia. Quindi appare chiaro che per organizzare un evento nell’era Covid-19 dovremo ripensare alle modalità, formati e organizzazione. Vediamo come.

Come organizzare un evento in sicurezza?

Eventi, fiere e congressi stanno lentamente ripartendo dopo mesi di stop. Tuttavia, trattandosi per loro natura di occasioni di assembramento, è opportuno che siano organizzati tenendo conto delle linee guida che enti e associazioni di settore hanno stilato, sulla base delle direttive dell’Organizzazione Mondiale della Sanità.

Distanziamento interpersonale e riorganizzazione degli spazi

Per tutta la durata dell’evento dovrà essere mantenuto e assicurato il distanziamento sociale di almeno un metro tra i partecipanti.

Ciò significa che la scelta della location andrà ripensata per garantire ciò. Gli organizzatori dovranno optare per una location più capiente - o ancora meglio all’aperto se la tipologia di evento (e il clima) lo consente - che permetta di organizzare gli spazi in modo tale da ridurre il rischio di affollamento e assicurare spostamenti in sicurezza. Ad esempio, se dobbiamo organizzare un meeting bisognerà capire qual è il numero di posti a sedere adeguato, in virtù della distanza che andrà mantenuta tra i posti.

Oppure, in occasione di una fiera, è opportuno contingentare gli ingressi per evitare sovraffollamento di persone in entrata e in uscita, predisponendo percorsi separati o estendendo gli orari di apertura per diluire l’affluenza.

O ancora, durante un’inaugurazione in cui sono previsti servizi di catering e banqueting, sarà necessario avvalersi di personale per il servizio ai tavoli e/o per il buffet assistito oppure optare per pasti preconfezionati.

Quindi, sulla base della capienza degli spazi a disposizione e della tipologia di evento, l’organizzatore dovrà valutare il numero massimo di partecipanti all’evento e predisporre tutte le misure necessarie affinché non si creino assembramenti.

Dispositivi di protezione

Nel rispetto delle linee guida stilate dall’OMS, è obbligatorio che tutti i presenti indossino la mascherina per tutta la durata dell’evento. Inoltre, gli organizzatori dovranno rendere disponibili soluzioni igienizzanti per le mani e contenitori dedicati alla raccolta di DPI in più punti della location.

Attrezzature e strumenti a disposizione di relatori, moderatori e uditori (ad esempio microfoni, tastiere, mouse, ecc.) dovranno essere disinfettati dopo ogni utilizzo.

Infine, è indispensabile che gli organizzatori predispongano termo-scanner ai varchi di accesso e che vietino l’ingresso a coloro che hanno una temperatura superiore ai 37,5° C.

Sanificazione e aerazione degli ambienti

Per quanto riguarda gli ambienti, dovrà essere garantita la regolare pulizia e disinfezione al termine di ogni attività/giornata, prestando particolare attenzione alle superfici più esposte, ai servizi igienici e alle parti comuni (ad esempio tastiere dei distributori automatici, corrimano, maniglie delle porte, pulsantiere degli ascensori, ecc.). L’OMS invita inoltre a favorire il ricambio dell’aria negli ambienti chiusi, mentre, se possibile, rimane obbligatorio disattivare la funzione di ricircolo dell’aria dagli impianti di condizionamento.

Accesso registrato e tracciamento dei contatti

Il contact tracing rimane una delle attività essenziali per combattere l'epidemia in corso. A tal fine, è opportuno che l’organizzatore predisponga ai varchi di accesso all’evento dei banchi di registrazione dove i membri dello staff possano registrare i dati dei singoli partecipanti. L’ingresso dovrà essere consentito solamente alle persone registrate. Anche in quest’occasione, è necessario evitare assembramenti, favorire il mantenimento di almeno 1 metro di distanza e garantire l’accesso all’evento in modo ordinato.

A tale scopo, la tecnologia ci viene in soccorso grazie ad alcune app e software sviluppati appositamente. Sono stati infatti lanciati sul mercato diversi strumenti digitali dedicati allaregistrazione e gestione delle informazioni dei partecipanti, e che permettono divedere in tempo reale dove si trovano le altre persone, in modo tale da evitare assembramenti.

Si consiglia infine di studiare un piano di emergenza da attuare nel caso in cui una persona manifesti sintomi da Covid-19 durante o nei giorni successivi all’evento e di valutare eventuali assicurazioni sanitarie per i partecipanti e tutto lo staff coinvolto.

Materiale informativo

L’Organizzazione Mondiale della Sanità raccomanda di informare i partecipati in merito ai comportamenti e alle regole igienico-sanitarie da seguire attraverso la diffusione di materiale informativo.

L’organizzatore può studiare una campagna di sensibilizzazione già prima dell’evento, inviando infografiche elettroniche, video e newsletter sulle misure di prevenzione adottate per l’organizzazione dell’evento e sulla condotta da tenere. Le stesse dovranno poi essere posizionate in modo ben visibile in loco mediante l’ausilio di apposita segnaletica, cartellonistica e sistemi audio-video.

È bene invece evitare di stampare e distribuire volantini e flyer per evitare contatti interpersonali e prevenire la trasmissione del virus.

Per monitorare e promuovere il rispetto delle misure, l’organizzatore dell’evento può assumere del personale addetto a tale incarico. Ovviamente, per questo e tutti i punti citati sopra ci si appella anche al senso di responsabilità individuale del visitatore stesso.

Dopo aver visto quali sono le principali raccomandazioni da tenere in considerazione per la preparazione e la durata di un evento, non possiamo non menzionare un trend in crescita nel settore: l’evento ibrido.

Il boom degli eventi ibridi

Le nuove esigenze imposte dalle misure anti-contagio da coronavirus così come le restrizioni in termini di distanziamento sociale, negli spostamenti fra stati e regioni e l’invito a non frequentare luoghi troppo affollati hanno portato a una notevole diffusione dell’uso di tecnologie digitali per l’organizzazione e la realizzazione di un evento. Si tratta di un trend già in crescita da qualche anno, ma che sta vivendo in questo momento, per ovvi motivi, un boom ancora più accentuato.

Ma che cos’è un evento ibrido?

Per evento ibrido o phygital si intende la combinazione fra l’evento fisico tradizionale, ovvero con persone fisicamente presenti nella sede dell’evento, e l’evento virtuale, cioè fra persone che partecipano online tramite una connessione virtuale.

Quali sono i vantaggi degli eventi ibridi?

• Numero superiore di partecipanti: quando si organizza un evento classico, il numero totale di partecipanti dipende dalla capienza della location. A maggior ragione in questo periodo, durante il quale il numero di coloro che possono accedere a uno spazio è limitato, in virtù del rispetto dei protocolli anti contagio, l’evento ibrido consente la partecipazione online di un numero maggiore di persone.

Inoltre, nel seguente video puoi vedere come un evento ibrido può aiutare a capire le esigenze e i comportamenti del nostro pubblico, nonché entrare in contatto con nuove persone e acquisire un nuovo pubblico, che magari non avrebbe altrimenti partecipato a un nostro evento.

• Abbattere le distanze: grazie agli strumenti digitali, è possibile raggiungere utenti da tutto il mondo, soprattutto in un periodo come questo dove i viaggi sono difficili oppure le persone non se la sentono di spostarsi.
• Maggiore visibilità sui canali social e sul sito internet ufficiale dell’evento grazie alla possibilità di condivisione dei contenuti online.
• Maggiore engagement: a differenza dell’evento puramente virtuale, l’evento ibrido permette maggiore partecipazione e coinvolgimento. Infatti, il pubblico virtuale può partecipare e interagire in modo attivo (parlare, commentare, condividere, mettere mi piace, ecc.) direttamente dal proprio dispositivo. E’ possibile anche organizzare momenti di engagement diretto, come ad esempio i sondaggi, a cui possono partecipare sia i presenti sia coloro che sono collegati via Internet.
• Riduzione dell'impatto ambientale e dei costi: la riduzione dei viaggi e degli spostamenti ha avuto sicuramente un impatto positivo sull’ambiente grazie alla diminuzione delle emissioni. Ma i vantaggi non riguardano solo l’ambiente, infatti un evento ibrido può ridurre anche i costi relativi agli eventuali spostamenti (trasporti, hotel, ecc.), al numero del personale in loco o del catering.
• Maggiore flessibilità: in questo periodo così incerto, in cui la situazione può cambiare da un momento all’altro, è di fondamentale importanza poter contare su strumenti digitali. Infatti, nel caso in cui, a ridosso dell’evento, venissero apportate modifiche sulle restrizioni in corso che comportano l’annullamento di tutte le manifestazioni dal vivo, poter contare in anticipo su una piattaforma e una strategia digitale ci dà la possibilità di non annullare del tutto l’evento, ma di trasferirlo semplicemente online. Un compromesso funzionale sia per l’organizzatore sia per il partecipante.  

Quali sono gli aspetti critici degli eventi ibridi?

Come per tutte le cose nella vita, ci sono alcuni aspetti critici che dobbiamo prendere in considerazione quando si organizza un evento ibrido. Ad esempio, potrebbe esserci una perdita di contatto personale tra relatori e partecipanti o tra espositori e visitatori o problemi tecnici legati alla gestione pratica dell'evento (problemi di connessione internet, piattaforma di streaming che non funziona e così via).

Inoltre, la comunicazione stessa potrebbe risultare meno diretta a causa della distanza spazio-temporale rispetto alla semplice interazione face-to-face.

Sicuramente, uno degli aspetti più critici dell’organizzazione di un evento virtuale a cui gli organizzatori dovranno prestare la massima attenzione, è la necessità di garantire la stessa esperienza e le stesse possibilità sia agli astanti sia al pubblico collegato virtualmente: se, ad esempio, un evento prevede l’interazione tra il pubblico e il relatore, tale possibilità dovrà essere data allo stesso modo sia al pubblico in sala sia al pubblico virtuale. Lo stesso vale per tutte le altre occasioni di networking e interazione. In generale, quindi, è fondamentale che tutto il nostro pubblico abbia la possibilità di vivere l’evento allo stesso modo, accedendo alle stesse opportunità. Un compito certamente non facile, che si unisce alla già complicata gestione dovuta all’emergenza sanitaria, ma sicuramente fattibile grazie alle tecnologie che abbiamo a disposizione.

Ricapitolando

In una situazione così incerta e in continuo divenire potrebbe risultare difficile immaginare di organizzare un evento.

Sicuramente le responsabilità da assumersi sono ancora maggiori e la decisione va ponderata e valutata con estrema attenzione, avvalendosi eventualmente del supporto delle associazioni e delle organizzazioni di settore che si sono unite agli enti governativi per promuovere linee guide e indicazioni su come organizzare eventi in sicurezza.

Quindi, monitoriamo sempre le normative in vigore, le raccomandazioni e linee guida emanate dalle istituzioni sanitarie e governative ma sensibilizziamo anche i partecipanti alla responsabilità individuale, affinché tutti si impegnino a rispettare le normative in corso.

Le tecnologie digitali si confermano elementi cruciali nella vita quotidiana e rappresentano per gli organizzatori di un evento, oggi più che mai, strumenti imprescindibili. Dalle app per gestire i dati degli utenti a quelle per monitorare l’afflusso di persone, fino ai software per progettare eventi virtuali: sfruttiamo le tecnologie a nostra disposizione per garantire lo svolgimento del nostro evento in totale sicurezza.

EOS Mktg&Communication può essere il tuo partner ideale nell’organizzazione e promozione di un evento, affiancandoti nell’implementazione di tutte le normative necessarie ad assicurare la sicurezza di staff e partecipanti, e delle tecnologie digitali fondamentali per garantire la massima fruizione dell’evento da parte di tutti i partecipanti. Contattaci per scoprire i nostri servizi.