Le nuove misure per organizzare eventi in presenza

Quali misure sono necessarie per organizzare un evento? Quando e dove è obbligatorio presentare il proprio green pass? Com’è possibile garantire la sicurezza dei partecipanti durante un evento? In questo articolo cerchiamo di fare un po' di chiarezza sui numerosi interrogativi circa l’organizzazione di un evento in presenza.

L’event industry è stata senza dubbio tra i settori più colpiti dalle misure messe in atto per contenere la pandemia da Covid-19. Nel periodo in cui il distanziamento interpersonale è stato cruciale per combattere l'emergenza sanitaria, le manifestazioni, le fiere, i convegni e tutte le altre tipologie di eventi sono diventate oggetto di restrizioni, e gli incontri e le opportunità di networking vis-a-vis sono state completamente azzerate.

Lo stop non ha determinato - fortunatamente - la chiusura totale degli eventi e l’industria si è dovuta in qualche modo adattare alla nuova realtà: dopo alcune settimane di forte incertezza, le aziende del settore si sono in qualche modo reinventate e, sfruttando innovative tecnologie, hanno dato vita agli eventi virtuali, sostituiti poi – con l’attenuazione delle restrizioni – con gli eventi ibridi o phygital, che integrano presenza fisica e digitale dei partecipanti.  

Attualmente, nonostante la situazione sanitaria non permetta di eliminare completamente le restrizioni, abbiamo a disposizione uno strumento che ci consente di tornare ad organizzare e/o partecipare agli eventi: il green pass.

Sebbene vi sia grande confusione attorno alla tematica dovuta anche a norme e decreti spesso poco chiari e non omogenei tra i vari stati, cerchiamo in questo articolo di fare maggiore chiarezza sui fattori da tenere in considerazione per l’organizzazione di un evento.

Organizzare un evento in Italia

Dal 6 agosto 2021, la certificazione verde è diventata obbligatoria per accedere a fiere, convegni, congressi e ogni altra attività aggregativa inclusa nel decreto legge del 23 luglio 2021. Ciò significa che tutti i partecipanti dovranno essere in possesso di un green pass, che attesti:

• di avere ricevuto almeno una dose di vaccino;
• di avere effettuato un tampone con esito negativo al Sars-cov-2 nelle 48 ore precedenti;
• di essere guariti dal Covid da meno di 6 mesi.

Chi si occupa del controllo del Green Pass?

Il decreto legge n. 105 ha stabilito che il controllo del green pass spetta ai titolari o ai gestori dei servizi e dell’attività. Questo significa che saranno gli organizzatori dell’evento gli incaricati a verificare che coloro che accedono ad un evento siano in possesso di una certificazione verde in corso di validità.

Se ad organizzare un evento è un’azienda che decide di non ingaggiare un event planner o altre figure professionali esterne, sarà la stessa a doversi occupare di controllare il green pass dei partecipanti; invece, nel caso in cui l’organizzazione dell’evento sia affidata ad un’agenzia o altri profili professionali, sarà la stessa agenzia a fare i controlli tramite hostess o steward.

La normativa prevede che i partecipanti debbano presentare la propria certificazione verde anche per accedere a eventi all’aperto come sagre e manifestazioni locali. Nel caso in cui tali eventi si svolgano in spazi privi di specifici e univoci varchi di accesso, come ad esempio nelle piazze e vie pubbliche, gli organizzatori dovranno soltanto informare il pubblico, con apposita segnaletica, dell’esistenza dell’obbligo del green pass per accedere all’evento in questione. In caso di controlli a campione, sarà sanzionabile soltanto il soggetto privo di certificazione e non gli organizzatori che abbiano rispettato gli obblighi informativi.

Come si controlla il Green Pass?

In Italia, la verifica del green pass deve avvenire mediante l’uso di VerificaC19, l’app sviluppata dal Ministero della Salute in collaborazione con il Ministero per l’Innovazione Tecnologica e la Digitalizzazione, il Ministero dell’Economia e delle Finanze e il Commissario Straordinario per l’Emergenza Covid-19.

Si tratta di un’applicazione gratuita disponibile per IOS e Android che consente agli addetti incaricati di verificare, attraverso la lettura del codice QR, la validità e l’autenticità delle “Certificazioni verdi Covid-19” prodotte in Italia dalla piattaforma nazionale “DGC” del Ministero della Salute e dei “Certificati europei digitali Covid” rilasciati dagli altri stati membri dell’Unione Europea.

VerificaC19 è sviluppata nel pieno rispetto della privacy e protezione dei dati personali e quindi non memorizza o comunica a terzi le informazioni scansionate.

Prima di accedere ad un evento, gli incaricati al controllo del green pass dovranno:

• chiedere al partecipante di mostrare il proprio certificato – valido sia in formato digitale sia cartaceo;
• scansionare il QR code utilizzando l’app VerificaC19;
• attendere l’esito che conferma la validità o meno del green pass.

Saranno ovviamente ammessi solo coloro che presenteranno una certificazione in corso di validità pena una sanzione da 400 a 1.000 euro sia a carico degli organizzatori sia del partecipante.

Organizzare un evento nel resto d’Europa

È molto più difficile invece tracciare una panoramica della situazione negli altri paesi poiché l’Unione Europea non ha stabilito delle linee guida da rispettare negli stati membri e dunque ogni paese ha l’autonomia di richiedere o meno il green pass. Le normative stesse sono soggette a cambiamenti in base all’andamento dei contagi.

Al momento in cui scriviamo, la Spagna non richiede alcuna certificazione per accedere alle manifestazioni fieristiche, così come sui trasporti, ai bar o ristoranti. In Danimarca, le restrizioni anti-contagio adottate nei mesi passati sono state rimosse; dunque anche per partecipare agli eventi non sarà necessario mostrare il proprio green pass. Anche la Svezia, a seguito dell’alta adesione dei cittadini alla campagna vaccinale, ha annunciato lo scorso settembre l’abolizione di gran parte delle restrizioni contro il Covid-19.

Invece la Francia ha norme molto più restrittive che richiedono l’obbligo del green pass non solo per accedere a fiere, meeting e congressi, ma anche nei ristoranti e mezzi pubblici. La mascherina invece, tranne che sui trasporti pubblici, non è più obbligatoria.

In Germania vige la regola delle 3G (geimpft, genesen, getestet ovvero vaccinati, guariti o con test negativo). Per accedere, quindi, a eventi al chiuso o all’aperto con più di 5mila persone sarà richiesto il green pass.

Infine, nel Regno Unito attualmente non è richiesto alcun pass per accedere alle manifestazioni ed eventi, ma il premier Boris Johnson non ha escluso la possibilità di introdurlo in futuro.

Le misure qui citate sono relative all’obbligo o meno del green pass per l’accesso agli eventi, tuttavia, prima di partecipare ad un evento internazionale, vi invitiamo a controllare i requisiti e documenti necessari per oltrepassare i confini nazionali.

Consigli per organizzare il tuo evento in sicurezza

Poiché le normative lasciano spesso spazio all’interpretazione e ogni nazione gestisce l’emergenza sanitaria senza seguire una linea comune, vi elenchiamo una serie di consigli sempre utili per cercare di limitare la possibilità di contagio, garantendo ai partecipanti un alto livello di sicurezza.

Distanziamento interpersonale

Anche se non più obbligatoria – qualora l’evento si svolga all’aperto o sia richiesto il green pass per accedere – è consigliabile assicurare il distanziamento interpersonale di almeno un metro.  

Quindi, gli organizzatori, in base alla tipologia di evento che desiderano organizzare e alla location scelta, dovranno valutare il numero massimo di partecipanti che può accedere contemporaneamente ad un evento e predisporre tutte le misure necessarie affinché non si creino assembramenti.

Per ridurre la possibilità che vi sia un sovraffollamento di persone, è consigliabile contingentare gli ingressi e creare percorsi di entrata ed uscita.

Dispositivi di protezione

Come abbiamo visto prima, in alcuni stati non è più obbligatorio indossare la mascherina nei luoghi chiusi. Tuttavia, per rendere il nostro evento più sicuro, possiamo mettere a disposizione dei partecipanti gel igienizzanti per le mani e contenitori dedicati alla raccolta di DPI.

Anche misurare la temperatura ai varchi di accesso e vietare l’ingresso a coloro che hanno una temperatura superiore ai 37,5° è importante ai fini della sicurezza.  

Sanificazione degli ambienti

Effettuare una pulizia e disinfezione costante, prestando particolare attenzione alle superfici più esposte come i servizi igienici e le parti comuni (ad esempio tastiere dei distributori automatici, corrimano, maniglie delle porte, pulsantiere degli ascensori, ecc.), rimane uno dei passaggi fondamentali per garantire la sicurezza dei partecipanti.

Somministrazione di pasti e bevande

Qualora durante il nostro evento desideriamo offrire ai nostri invitati pasti e bevande sarà necessario prendere le giuste precauzioni. In caso di buffet, gli invitati non potranno servirsi in modo autonomo, ma si dovrà assumere personale incaricato alla somministrazione di pasti e bevande. Il self-service è consentito solamente con prodotti confezionati in monodose.

Materiale informativo

L’Organizzazione Mondiale della Sanità raccomanda di predisporre un’adeguata informazione in merito ai comportamenti e alle regole igienico-sanitarie da seguire attraverso la diffusione di materiale informativo.

L’organizzatore può studiare una campagna di sensibilizzazione già prima dell’evento, inviando infografiche elettroniche, video e newsletter sulle misure di prevenzione adottate per l’organizzazione dell’evento e sulla condotta da tenere. Le stesse dovranno poi essere posizionate in modo ben visibile in loco, mediante l’ausilio di apposita segnaletica, cartellonistica e sistemi audio-video. Se è prevista la partecipazione di utenti internazionali è bene che le linee guida da rispettare siano comprensibili a chiunque.

Per evitare contatti interpersonali e prevenire la trasmissione del virus è auspicabile evitare di stampare e distribuire volantini e flyer.

Per monitorare e promuovere il rispetto delle misure, l’organizzatore dell’evento può assumere del personale addetto a tale incarico.

Ricapitolando

La situazione sanitaria incerta e in costante evoluzione e l’assenza di una normativa comune a livello internazionale potrebbero scoraggiarci a organizzare il nostro prossimo evento. Tuttavia, rispetto a qualche mese fa, disponiamo di uno strumento che ci consente di preparare un evento con maggior tranquillità e sicurezza. Il green pass, infatti, sebbene non richiesto in tutti i paesi, certifica coloro che hanno ricevuto almeno una dose di vaccino, sono recentemente guariti dal Covid-19 o in possesso di un tampone con esito negativo, contribuendo quindi a garantire un ambiente più sicuro.

Oltre a questa misura, nell’articolo abbiamo elencato le principali linee guida da rispettare in ottica di contenimento del contagio. Queste si rivolgono principalmente agli organizzatori, ma ovviamente, anche i partecipanti dovranno fare la loro parte, facendo riferimento al senso di responsabilità individuale e rispettando le normative in corso.

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