Quando si parla di organizzazione eventi, si pensa subito all’esperienza che si vuole creare.
L’atmosfera, il “wow”, l’impatto che lascia il segno.
Come abbiamo già spiegato nel nostro articolo "Un evento aziendale davvero riuscito? Oggi serve l'effetto WOW", organizzare un evento significa confrontarsi con clienti che immaginano scenari sempre più spettacolari per le loro iniziative.
Questo perché i clienti sognano di suscitare emozioni, non si preoccupano degli aspetti organizzativi come la logistica o i contratti con i fornitori.
E hanno ragione: l’evento nasce, da un’immagine ideale, da una visione.
Rendere quella visione concreta significa tradurla in un evento fattibile e ben strutturato.
Il compito dell’organizzatore è scegliere, combinare e adattare per far diventare un’idea reale.
Ed è qui che emerge la sfida più comune: l’idea è quasi sempre più grande del budget stanziato dal cliente per quell’evento.
La dinamica è sempre la stessa:
il cliente porta un’ispirazione (che sia da Pinterest, da Instagram, o magari dall’evento di qualche influencer … succede spesso), poi arriva il momento di concretizzare: costi, disponibilità, materiali, fornitori, tempistiche.
È a questo punto che il cliente prova un po’ di delusione nel comprendere che non tutto ciò che aveva immaginato è realmente applicabile al suo evento: non si tratta di eliminare, ma di scegliere ciò che è davvero importante per raggiungere lo scopo dell’evento e per farsi ricordare dagli invitati.
È compito dell’organizzatore fargli capire che, quando si segue solo la visione senza costruirne una base solida ed economicamente sostenibile, l’evento rischia di andare fuori controllo, insieme al budget.
Il caso che vi racconteremo qui di seguito è emblematico dello scollamento fra visione e realizzazione che caratterizza molti eventi: si tratta del Fyre Festival del 2017.
Questo festival nasce dall’idea dei due fondatori della app Fyre, piattaforma di prenotazione di DJ, musicisti e personaggi famosi per eventi privati, di creare un evento di lancio sul mercato mai visto prima.
Doveva essere il festival più iconico del momento: location alle Bahamas, modelle e Influencer come invitati, yacht, cibo gourmet, palchi enormi e artisti famosi.
Sulla carta? Un’idea ambiziosa.
Nella realtà? Caos totale.
Budget previsto: 6 milioni.
Spesa finale: oltre 25 milioni.
Risultato: un festival che non è mai esistito davvero, una figuraccia mondiale e un documentario su Netflix a ricordarlo.
Ma cosa è successo davvero? Cosa ha fatto fallire il festival?
Tutto si riduce a una serie di errori concatenati che hanno trasformato un sogno di lusso in un fallimento totale. La location
scelta, per cominciare, era totalmente inadatta: non esistevano infrastrutture, alloggi, strade o servizi essenziali. Per costruire ville e strutture adeguate sarebbero serviti mesi di lavoro e investimenti molto più alti di quelli inizialmente previsti.
A questo si aggiunsero costi enormemente sottovalutati
e scadenze irrealistiche. Nonostante fosse stata segnalata dai fornitori l’impossibilità di rispettare i tempi, l’evento non venne mai rimandato.
Le promesse di lusso, infatti, si sgretolarono rapidamente: gli ospiti arrivarono sull’isola trovandosi di fronte non ville esclusive, ma tende prive d’acqua, elettricità e servizi minimi.
Nel frattempo molti artisti, fornitori e partner iniziarono a ritirarsi all’ultimo momento. Anche il catering, la sicurezza e l’assistenza medica erano praticamente inesistenti, peggiorando ulteriormente una situazione già fuori controllo.
Infine, il marketing fu costruito principalmente su illusioni. Il festival fu venduto come un paradiso tropicale grazie a campagne social curate da influencer e modelle, ma dietro queste immagini non c’era una struttura reale che potesse sostenere le promesse. Una dinamica che, seppur in un contesto completamente diverso, richiama alla mente la gestione del pandoro-gate di Chiara Ferragni, caso simile di comunicazione ingannevole di cui abbiamo parlato tempo fa nel nostro blog.
Il Fyre Festival è quindi la prova definitiva che anche l’idea più brillante può crollare se non è sostenuta da basi solide. In questo caso, a mancare completamente fu un compromesso, di un piano chiaro e di una buona crisis management hanno reso inevitabile il fallimento.
Ed è proprio il compromesso, invece, ciò che rende un evento possibile: non toglie magia, anzi la concentra. Parlare di budget, rischi e logistica non significa frenare la creatività: significa proteggerla.
Perché un evento ben riuscito non è quello che costa di più, ma quello che rimane nei ricordi.
Se hai un’idea e temi che il budget possa limitarla, non nasconderla: parliamone.
Contattaci per organizzare il tuo prossimo evento.