Come creare un calendario editoriale: best practice e strumenti

Il calendario editoriale è uno strumento efficiente per organizzare e pianificare i contenuti. Averlo è fondamentale per organizzare il lavoro, gestire il team e garantire costanza nella pubblicazione dei contenuti su tutti i canali che compongono l’ecosistema della nostra comunicazione. In questo articolo spieghiamo esattamente perché è importante avere un calendario editoriale e come crearlo in maniera efficiente, anche attraverso l’utilizzo di alcuni strumenti.

Spesso nei nostri articoli abbiamo evidenziato come l’odierno scenario digitale sia saturo di contenuti e come ciò renda sempre più difficile farsi notare dalla propria audience.

Il continuo calo della reach organica nonché dell’engagement in generale rende oggi più che mai necessaria un’accurata pianificazione dei contenuti da pubblicare: non basta, infatti, la qualità se l’improvvisazione e la disorganizzazione regnano sovrane.

È proprio in questo contesto che ci viene in aiuto uno strumento tanto semplice quanto fondamentale (e spesso sottovalutato): il calendario editoriale.

Come suggerisce la parola stessa, il calendario editoriale altro non è che un planning giorno per giorno di ciò che deve essere pubblicato. Può assumere diverse vesti ed essere più o meno specifico, ciò che conta è che assolva alla funzione di organizzare e cadenzare la pubblicazione dei contenuti.

Non è da confondere (come spesso accade) con il piano editoriale, un documento che riassume invece la nostra strategia di marketing in termini di target, obiettivi, argomenti, tipi di post e tempi di pubblicazione, e che è necessario redigere prima di creare qualsiasi calendario.

A cosa serve il calendario editoriale

Abbiamo detto che il calendario editoriale è molto importante per organizzare in maniera pratica la nostra strategia di marketing ma vediamo esattamente come ci può tornare utile.

Organizzare il lavoro

Come ogni calendario che si rispetti, adottare un calendario editoriale per i nostri contenuti ci servirà a pianificare il lavoro in maniera organizzata e funzionale nel tempo, in base agli obiettivi che ci siamo preposti e alle esigenze specifiche della nostra audience. 

Ci aiuterà anche ad avere una visione d’insieme di tutto ciò che dobbiamo fare, permettendoci di pensare e preparare per tempo post e articoli, soprattutto se siamo soliti legare parte dei nostri contenuti a determinate date e ricorrenze.

Gestire il team

Se lavoriamo in team, avere un calendario condiviso servirà a far sì che tutti siano aggiornati su ciò che c’è da fare e su chi deve fare cosa, ed entro quando. Potremo così ridurre al minimo il rischio di sovrapposizioni o sviste, collaborando a creare un workflow più scorrevole e monitorando la tempistica di realizzazione di post e articoli.

Monitorare la strategia di pianificazione e distribuzione dei contenuti

È molto probabile che la nostra strategia di comunicazione preveda diversi argomenti e diverse tipologie di post su diversi canali. Il calendario editoriale ci aiuterà a dare la giusta visibilità a tutti gli argomenti, a bilanciare i contenuti su ogni canale e aggiustare il tiro qualora notassimo che certi contenuti funzionano più di altri.

Le migliori pratiche per creare un calendario editoriale

Gli strumenti per creare un calendario editoriale sono molteplici (e li vedremo nello specifico tra poco). Ma oltre alla scelta dello strumento, dovremo per prima cosa stabilire le informazioni da includere nel calendario, un fattore che può variare in base alle singole esigenze. Infatti, ci sono calendari che elencano una serie di voci come in un foglio di calcolo, altri che entrano nello specifico della creazione del post, altri ancora che includono grafiche e copy.

Non c’è una soluzione giusta o sbagliata, l’importante è impostare un calendario che sia funzionale per il nostro lavoro e quello del team.

In genere, un calendario editoriale per essere definito tale dovrebbe includere l’ecosistema dei canali che abbiamo scelto (social, sito web, blog, newsletter, comunicati stampa ecc.), i post destinati ad ogni canale su base giornaliera, settimanale o mensile, l’autore di tali post (quindi chi si occuperà effettivamente di crearli) ed eventuali ulteriori specifiche su come trattare l’argomento scelto o su come impostare la grafica.

Posto quindi che potremo decidere liberamente voci e modalità del nostro calendario editoriale, ecco una serie di best practice per ottimizzare ulteriormente il nostro calendario.

1. Ricordati di essere costante

Il calendario editoriale serve non soltanto a stabilire la frequenza di pubblicazione ma anche a creare una certa costanza nell’erogazione dei contenuti su tutte le piattaforme. Infatti, sebbene il numero di post da pubblicare vada sempre definito prendendo in esame il proprio business e la tipologia di audience a cui ci rivolgiamo, pubblicare sporadicamente sarebbe controproduttivo in termini di engagement e così facendo difficilmente riusciremmo a raggiungere i nostri obiettivi di comunicazione. Analogamente, subissare la nostra audience con tanti contenuti di poco valore potrebbe portare al medesimo risultato. Ricordiamoci, infatti, che quantità ≠ qualità. Il nostro compito quando comunichiamo è quello di fornire sempre informazioni utili e rilevanti per la nostra audience.

In questo senso, creare un calendario ci può aiutare a stabilire il ritmo di pubblicazione sui vari canali, senza rischiare di esagerare o di sparire per troppo tempo.

2. Adatta i contenuti alla piattaforma

Come ci piace spesso ricordare, non bisogna per forza essere presenti su ogni piattaforma. I canali di comunicazione, soprattutto quando si parla di social network, andrebbero scelti in base all’effettiva presenza del nostro target e solo se il formato richiesto per farvi parte si sposa con il tipo di comunicazione del nostro business.

Detto questo, è facile che ogni azienda conti almeno due canali social, un sito web con un blog e magari un programma per l’invio delle newsletter. Se il nostro ecosistema conta più di un canale dobbiamo ricordarci di adattare il contenuto al mezzo, declinando quindi l’argomento nel formato nativo di ogni piattaforma.

3. Trova il content mix ideale

Recentemente abbiamo parlato di come creare una strategia di content marketing efficace, accennando all’importanza di creare il giusto content mix, quindi il giusto equilibrio tra contenuti interni ed esterni e tra contenuti promozionali e utili.

La ripartizione dei contenuti nel nostro calendario editoriale deve, quindi, rispettare il content mix che abbiamo scelto.

Due le regole principali per effettuare tale scelta:

  • la regola dei terzi, che prevede 1/3 dei contenuti volto a promuovere l’attività, 1/3 proveniente da fonti esterne e 1/3 volto all’interazione diretta con i followers.
  • la regola 80/20, che prevede il 20% dei contenuti finalizzati alla vendita e il restante 80% dedicato alla creazione di contenuti utili.

4. Non perdere date importanti

L’anno è ricco di eventi, giornate mondiali, ricorrenze e altre date importanti da ricordare. Se la nostra strategia di marketing prevede una comunicazione ad hoc per alcune ricorrenze, è bene includere tali date nel nostro calendario per poter creare dei post tematici per tempo.

Ciò è ancora più vero nel caso di campagne specifiche per eventi come il Black Friday o Natale, che richiedono una pianificazione accurata già a partire dai mesi precedenti.

5. Rimani flessibile

Sebbene si parli di calendario editoriale e quindi di uno strumento preciso e organizzato, non dobbiamo pensarlo come scritto nella pietra. Parte della sua utilità è, infatti, quella di renderci più facile riorganizzare la distribuzione dei contenuti nel caso in cui se ne verifichi la necessità.

Sia che seguiamo una programmazione staccata dall’attualità sia che, al contrario, trattiamo contenuti fortemente legati ad essa, eventi contingenti possono accadere in qualsiasi momento e richiedere di conseguenza una revisione di ciò che avevamo in programma. Prepariamoci, quindi, a dover affrontare una situazione del genere, rimodellando il nostro calendario sulla base delle esigenze più attuali. Se abbiamo impostato il calendario in maniera funzionale e organizzata non dovrebbe risultarci troppo difficile.

Strumenti per creare un calendario editoriale

Infine, come promesso, ecco una carrellata di strumenti che ci possono venire in aiuto per creare materialmente il nostro calendario editoriale.

Excel

Il buon vecchio Excel rimane uno degli strumenti più semplici, rapidi e immediati per creare un calendario editoriale, soprattutto se il nostro team è composto da poche persone e se non abbiamo l’esigenza di includere anche le grafiche, fattore che potrebbe rendere poco fruibile e funzionale il calendario.

Google Sheets

Lo strumento fogli di Google è un altro sistema molto semplice e intuitivo per costruire un calendario editoriale sotto forma di spreadsheet. Ci può tornare particolarmente utile qualora il team lavorasse da remoto in quanto il programma è cloud.

Google Calendar

Google Calendar è un altro strumento a costo zero che possiamo utilizzare per impostare il nostro calendario editoriale. Possiamo impiegare diversi colori per identificare argomenti e obiettivi, assegnare i task ai vari membri del team e aggiungere una descrizione.

Trello

Trello è uno strumento online attraverso il quale è possibile collaborare con il proprio team e gestire un calendario in stile Kanban, quindi una mappa visiva composta da colonne verticali sotto le quali vengono organizzati i vari task, personalizzabili in base alle proprie esigenze. Ha una versione gratuita e una versione più completa a pagamento.

Airtable

Airtable è un altro strumento di collaborazione che ci permette di gestire vari progetti, avvalendosi anche di template prestabiliti. Scegliendo il template del calendario editoriale, il team può collaborare in tempo reale, gestendo obiettivi, grafiche, descrizioni e altre funzionalità. Anche qui è presente una versione gratuita e piani a pagamento.

Asana

Un altro strumento molto valido per la gestione del calendario editoriale è Asana. Come altri strumenti già citati, anche Asana permette di creare calendari editoriali personalizzati e visualizzabili come lista, Kanban board o vero e proprio calendario. Consente, inoltre, l’assegnazione dei vari task al team e la gestione del processo di creazione del post in tutto e per tutto, comprese le grafiche. Anche in questo caso c’è una versione free e piani a pagamento.

Todoist

Todoist è un task manager che offre, tra le varie opzioni, quella di creare un calendario dei contenuti e di condividere il progetto con il team, assegnando i diversi compiti e organizzandoli in base alle scadenze. Todoist conta una versione gratuita, fino a un massimo di 5 collaboratori per progetto, e piani a pagamento.

Ora tocca a te!

Sei pronto a creare un calendario editoriale per gestire i tuoi contenuti? Se hai trovato utile questo articolo, continua a seguirci sul blog e contattaci per conoscere da vicino i nostri servizi di marketing e comunicazione.

Published by

Barbara

Dopo la laurea in Mediazione Linguistica e Culturale all'Università degli Studi di Milano, l'interesse e la curiosità verso il mondo digitale mi hanno portato a perseguire una carriera in questo campo e a conseguire un Master di Specializzazione in Digital Marketing. Oggi sono responsabile della definizione e applicazione delle strategie di marketing e comunicazione sia per EOS sia per le riviste ipcm®. Nel tempo libero viaggio, leggo molto e faccio maratone di serie tv. Paese da visitare almeno una volta nella vita: Oman. Libro da leggere tutto d'un fiato: Qualcosa sui Lehman. Serie per il prossimo binge-watching: Mr. Robot.

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